Die Freizeit der Kunden planen
Damit die Gäste das Galaessen und die Künstlershow genießen können, hat das Team, in dem Jule Marie Engels (25) arbeitet, wochenlang geplant und organisiert. "Am Ende mitzuerleben, was wir die ganze Zeit vorbereitet haben, ist immer das Schönste", findet die Veranstaltungskauffrau.
"Es kommt nicht nur auf gute Ideen sondern auch auf zielgruppengerechte Konzepte
an." sagt Jule Marie Engels.
Foto: Privat
Schwerpunkt Projektmanagement
„Um so ein Projekt auf die Beine zu stellen, ist es wichtig, strukturell und methodisch zu arbeiten und sich gut organisieren zu können“, erklärt die 25-Jährige. Wie man ein Projekt managt, war einer der Schwerpunkte ihrer Ausbildung. Dabei ist jede Veranstaltung anders: „Es kommt selten vor, dass man etwas aus früheren Events übernehmen kann. Meistens muss man sich in jedes Projekt neu rein denken.“ Wobei sie betont, dass es nicht darauf ankomme, verrückte oder tolle Ideen zu haben, sondern zielgruppengerecht Konzepte für Veranstaltungen zu entwickeln und für diese eine solide Kalkulation aufzustellen.
Ist nach Absprachen mit dem Kunden in einem Briefing schriftlich festgehalten, was genau dieser will, recherchieren die Veranstaltungskaufleute nach passenden Plätzen, Catering oder gegebenenfalls Künstlern, überprüfen die technischen Anforderungen und sonstigen Besonderheiten.
Trotz aller Planung müsse man damit umgehen können, dass etwas Unvorhergesehenes die Pläne durchkreuzt. Bei der Veranstaltung in Rom musste zum Beispiel aufgrund der Aschewolke aus der Flugreise kurzerhand eine Busreise gemacht werden. „Je näher die Veranstaltung rückt, umso höher wird oft der Stress und der Druck. Da kann es schon mal passieren, dass sich der Kunde in letzter Minute anders entscheidet. Dann heißt es, Nerven behalten und spontan sein können“, meint die Veranstaltungskauffrau.
Nicht konfliktscheu
Jeder im Team hat sein Aufgabengebiet. In Rom übernahm sie die Abendveranstaltungen. Da sie von Wuppertal aus schlecht Künstler vor Ort auswählen konnte, arbeitete sie mit Agenturen in der italienischen Hauptstadt zusammen. Sowohl Kunden als auch Zulieferern gegenüber muss sie sicher auftreten können: „Es gibt immer wieder Situationen, wo das eine oder andere nicht passt. Da darf man nicht konfliktscheu sein.“ Gerade am Anfang der Ausbildung sei ihr das nicht immer leicht gefallen, aber man lerne ja auch mit der Zeit dazu.
Sie selbst ist viel unterwegs: Mal, um mit einem Kunden zu sprechen, mal, um sich einen Veranstaltungsort live anzusehen oder um bei einer Veranstaltung dabei zu sein. Viele Veranstaltungen finden im Ausland statt: „Mir macht es Spaß, andere Menschen und Kulturen kennenzulernen.“ Englisch ist ein unbedingtes Muss, weitere Sprachen von Vorteil. Die Arbeitszeiten variieren stark – je nach Projektphase. „Während einer Veranstaltung hat man natürlich keinen Acht-Stunden Tag. In Rom zum Beispiel fingen die Tage um sechs Uhr morgens mit einer Teambesprechung an und endeten nach dem Abendprogramm auch mit einer Besprechung“, erzählt sie. Aber dafür ist die Zeit nach den Veranstaltungen auch wieder ruhiger.
Spontan sein können, ständig mit Menschen reden, viel organisieren und andere begeistern kann nicht jeder: „Das muss einem liegen“, meint Jule Marie Engels. Sich immer wieder auf etwas Neues einzulassen, ist genau das, was für sie den Reiz ihres Berufes ausmacht.
